Eine ERP-Einführung verändert selten nur ein System – sie verändert, wie in mehreren Abteilungen gleichzeitig gearbeitet wird. Ob sie gelingt, entscheidet sich zu einem großen Teil in der Vorbereitung: unklare Prozesse, eine unterschätzte Datenübernahme, vergessene Schnittstellen oder eine Schulung, die erst kurz vor dem Start stattfindet. Wer die folgenden Punkte vor der ersten Anfrage klärt, bekommt nicht nur realistischere Angebote, sondern erhöht auch die Chance, dass die Einführung im laufenden Betrieb tatsächlich funktioniert.
Prozesse zuerst, Software danach
Bevor Sie über konkrete Systeme sprechen, beschreiben Sie die Prozesse, die abgebildet werden sollen: Wie läuft heute ein Auftrag von der Bestellung bis zur Rechnung, wie die Lagerbuchung, wie die Lohn- oder Projektabrechnung? Welche Schritte laufen manuell, welche über Excel-Listen, welche bereits digital? Ein häufiger Fehler ist, direkt mit einem Systemvergleich zu beginnen, ohne die eigenen Prozesse vorher kritisch zu hinterfragen – dann wird am Ende oft ein bestehender, möglicherweise ineffizienter Prozess einfach in ein neues System übertragen, statt die Einführung auch als Gelegenheit zur Vereinfachung zu nutzen. Beschreiben Sie deshalb nicht nur den Ist-Zustand, sondern auch, welche Schwächen im aktuellen Prozess bereits bekannt sind.
Datenübernahme planen
Die Übernahme bestehender Daten – Kunden, Artikel, Lagerbestände, offene Vorgänge – wird in der Planung regelmäßig unterschätzt. Klären Sie vorab, welche Daten aus welchen Altsystemen übernommen werden sollen, in welcher Qualität sie heute vorliegen und wer für eine Bereinigung vor der Übernahme zuständig ist. Fehlerhafte oder doppelte Datensätze werden durch eine Migration nicht automatisch korrekt – sie werden lediglich in das neue System übertragen. Legen Sie außerdem fest, ob historische Daten vollständig übernommen werden sollen oder ob ein Stichtag genügt, ab dem das neue System führend wird. Diese Entscheidung beeinflusst den Aufwand der Migration erheblich. Werden Altdaten nicht übernommen, müssen steuerrelevante Daten trotzdem für die gesetzlichen Fristen lesbar bleiben (§ 147 AO, GoBD) – klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Schnittstellen zu bestehenden Systemen
Kaum ein ERP-System steht für sich allein. Führen Sie eine Liste der Schnittstellen zu anderen Systemen, die angebunden werden müssen – etwa Onlineshop, Zeiterfassung, Lohnbuchhaltung oder ein CRM – und welche Daten in welche Richtung fließen sollen. Fehlt eine Schnittstelle in der Liste, fällt das oft erst nach dem Start auf: Ein Anbieter kann nur die Schnittstellen einplanen, die er vorher kennt. Klären Sie außerdem, auf welchem Weg die Daten fließen sollen – über eine standardisierte Programmierschnittstelle (API), einen regelmäßigen Dateiexport oder eine manuelle Übertragung – und ob die Anbindung nahezu in Echtzeit erfolgen muss oder ein täglicher Abgleich ausreicht. Diese Entscheidung wirkt sich unmittelbar auf den technischen Aufwand und damit auf den Preis aus.
Lizenz- und Betriebsmodell klären
Klären Sie, ob eine Cloud-/SaaS-Lösung mit laufenden Lizenzgebühren infrage kommt oder eine On-Premise-Installation mit eigenem Betrieb gewünscht ist – beides hat unterschiedliche Konsequenzen für Kosten, internen Wartungsaufwand und Verantwortlichkeit für Updates. Fragen Sie außerdem nach dem Lizenzmodell selbst: pro Nutzer, pro Modul oder pauschal, und ob saisonale Schwankungen der Nutzerzahl berücksichtigt werden können. Diese Fragen gehören in die Anfrage, weil sie die laufenden Kosten nach der Einführung mindestens so stark beeinflussen wie der einmalige Einführungspreis.
Schulung einplanen
Eine neue Business-Software wird nur dann produktiv genutzt, wenn die Mitarbeitenden sie auch beherrschen. Planen Sie Schulungszeit als festen Bestandteil des Projekts ein, nicht als optionalen Zusatz am Ende. Es lohnt sich, in den betroffenen Abteilungen einzelne Personen als Ansprechpartner („Key User“) zu benennen, die vertieft geschult werden und später als erste Anlaufstelle für Kolleginnen und Kollegen dienen. Klären Sie mit dem Anbieter, ob Schulungsunterlagen für den späteren Gebrauch zur Verfügung gestellt werden.
Einführung in Phasen
Eine ERP-Einführung lässt sich entweder als Gesamtumstellung an einem Stichtag oder schrittweise nach Abteilungen beziehungsweise Modulen umsetzen. Ein schrittweises Vorgehen verteilt das Risiko und ermöglicht es, aus einer ersten Phase zu lernen, bevor weitere Bereiche folgen – dauert insgesamt aber länger und erfordert häufig einen Parallelbetrieb von altem und neuem System. Eine Gesamtumstellung ist schneller abgeschlossen, konzentriert das Risiko aber auf einen einzigen Zeitpunkt. Welches Vorgehen passt, hängt von der Größe des Vorhabens und der Risikobereitschaft Ihres Unternehmens ab – legen Sie eine Präferenz fest, bevor Sie Angebote einholen.
Testphase vor dem Go-live
Vor der endgültigen Umstellung lohnt sich eine Testphase mit echten, aber nicht produktiv wirksamen Daten: Lassen sich zentrale Abläufe – etwa ein kompletter Auftrag von der Anlage bis zur Rechnung – im neuen System tatsächlich wie erwartet durchführen? Binden Sie dafür gezielt die Mitarbeitenden ein, die später täglich mit dem System arbeiten, nicht nur die Projektverantwortlichen. Rückmeldungen aus dieser Phase zeigen häufig Lücken, die in der reinen Konzeptphase nicht auffallen – etwa ein Sonderfall in der Auftragsabwicklung, der im neuen Prozess nicht vorgesehen war. Planen Sie für diese Testphase ausreichend Zeit ein und legen Sie vorab fest, welche Rückmeldungen noch vor dem Go-live umgesetzt werden müssen und welche erst danach folgen können.
Angebote vergleichbar machen
Fassen Sie Prozesse, Datenübernahme, Schnittstellen, Lizenzmodell und Zeitrahmen in einer Leistungsbeschreibung zusammen – der Leitfaden zur Leistungsbeschreibung zeigt, wie eine vollständige Beschreibung aufgebaut ist. Da ERP-Angebote häufig unterschiedliche Preismodelle mischen – Lizenzkosten, Implementierungsaufwand, Schulung –, lohnt sich beim Vergleich ein genauer Blick über die Gesamtsumme hinaus; der Leitfaden zum Angebotsvergleich erklärt, worauf Sie dabei achten sollten. Soll die Software dagegen komplett neu für Sie entwickelt werden statt eingeführt, hilft der Leitfaden zur individuellen Softwareentwicklung weiter.
Checkliste
- Bestehende Prozesse und ihre Schwächen dokumentiert
- Datenübernahme geplant: Umfang, Qualität, Zuständigkeit für die Bereinigung
- Benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen aufgelistet
- Lizenz- und Betriebsmodell (Cloud/SaaS vs. On-Premise) geklärt
- Schulungszeit und Key User eingeplant
- Einführungsphase (Gesamtumstellung vs. schrittweise) festgelegt
- Testphase mit den späteren Anwenderinnen und Anwendern vor dem Go-live eingeplant
Wenn Sie eine ERP- oder Business-Software-Einführung konkret angehen möchten, können Sie Ihr Vorhaben auf Projektlotse beschreiben – mit den Prozessen, Anforderungen und dem Zeitrahmen aus diesem Leitfaden. Geprüfte IT-Dienstleister aus Ihrer Region sehen die Anfrage und melden sich mit Rückfragen und Angeboten. Firmenname, genaue Adresse und Anhänge bleiben vertraulich, bis Sie sie gezielt für einzelne Dienstleister freigeben. Die Nutzung ist in der aktuellen Startphase kostenlos.