Cloud-Migration vorbereiten: Fragen, die vor der Ausschreibung geklärt sein sollten

Eine Cloud-Migration betrifft selten nur ein System – meist hängen Datenschutz, Verfügbarkeit, interne Zuständigkeiten und bestehende Verträge mit daran. Wird die Anfrage an IT-Dienstleister gestellt, bevor diese Punkte intern geklärt sind, entstehen Angebote auf Basis von Annahmen, die sich später als falsch herausstellen – mit entsprechenden Verzögerungen und Nachträgen. Die folgende Checkliste fasst zusammen, welche Fragen Sie sich vor der ersten Anfrage stellen sollten.

Wie sieht der Ist-Zustand aus?

Welche Systeme, Anwendungen und Daten sollen migriert werden? Wo laufen sie heute – im eigenen Rechenzentrum, bei einem Hosting-Anbieter, bereits teilweise in der Cloud? Je genauer Sie den heutigen Zustand beschreiben können, desto realistischer kann ein Anbieter den Aufwand einschätzen.

Welche Abhängigkeiten bestehen zu anderen Systemen?

Kaum ein System steht für sich allein. Prüfen Sie vorab, welche anderen Anwendungen, Datenbanken oder externen Dienste mit dem zu migrierenden System verbunden sind – etwa über Schnittstellen, gemeinsame Datenbanken oder Authentifizierungsdienste. Eine unvollständige Liste an Abhängigkeiten ist ein typischer Grund, warum eine Migration während der Umsetzung ins Stocken gerät: Ein Anbieter kann nur das einplanen, was er vorher kennt. Auch scheinbar kleine Randsysteme – etwa eine selten genutzte Auswertung oder eine Schnittstelle zu einem externen Dienstleister – gehören in diese Bestandsaufnahme.

Wie sieht das Zielbild aus, und warum?

Legen Sie fest, welche Zielplattform oder -strategie angestrebt wird und aus welchem Grund – etwa Kosteneinsparung, bessere Skalierbarkeit, Ausfallsicherheit oder der Wegfall eigener Hardware. Ein klares „Warum“ hilft Anbietern, die passende technische Lösung vorzuschlagen, statt eine Standardlösung anzubieten, die am eigentlichen Ziel vorbeigeht.

Wie ist der Umgang mit personenbezogenen Daten geregelt?

Sobald personenbezogene Daten betroffen sind, spielen Verarbeitungsort und Datenschutzanforderungen eine zentrale Rolle bei der Wahl der Zielplattform und des Anbieters. Klären Sie diese Fragen intern mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten (sofern vorhanden – sonst mit wem auch immer diese Zuständigkeit im Unternehmen trägt), bevor Sie Angebote einholen. Die konkrete rechtliche Bewertung gehört in diese Zuständigkeit und nicht in eine allgemeine Ausschreibung.

Welche Verfügbarkeits- und Ausfallanforderungen bestehen?

Wie kritisch ist das betroffene System für den laufenden Betrieb? Welche Ausfallzeiten sind im schlimmsten Fall tolerierbar, und welche nicht? Diese Angaben beeinflussen maßgeblich, welche Zielarchitektur und welches Migrationsvorgehen überhaupt infrage kommen – und damit auch den Preis.

Welche grobe Migrationsstrategie kommt infrage?

In der Praxis lassen sich zwei grundlegende Ansätze unterscheiden: Lift-and-Shift verschiebt bestehende Systeme weitgehend unverändert in die neue Umgebung – schneller umsetzbar, nutzt aber die Vorteile der Zielplattform oft nur teilweise. Refactoring passt Anwendungen gezielt an die neue Umgebung an – aufwendiger, aber häufig mit besseren langfristigen Ergebnissen bei Kosten, Skalierbarkeit oder Wartbarkeit. Welcher Ansatz passt, hängt vom Einzelfall ab; wichtig ist, dass Sie sich vorab eine grobe Meinung dazu bilden, damit Angebote mit unterschiedlichen Ansätzen überhaupt vergleichbar werden.

Manche Vorhaben kombinieren beide Ansätze: unkritische Randsysteme per Lift-and-Shift, zentrale Anwendungen mit gezieltem Refactoring. Auch das sollten Sie vorab als groben Rahmen festlegen, statt es dem Anbieter zu überlassen, den passenden Ansatz zu erraten.

Welches Zeitfenster steht zur Verfügung?

Gibt es betriebliche Wartungsfenster, in denen eine Migration stattfinden kann, ohne den laufenden Betrieb zu stören? Gibt es saisonale Zeiten, die für eine Migration ungeeignet sind, etwa Jahresabschluss oder Hauptgeschäftszeiten? Diese Angaben beeinflussen den realistischen Zeitplan erheblich.

Welche internen Ressourcen und Verantwortlichkeiten gibt es?

Wer steht intern für Rückfragen, Freigaben und Tests während der Migration zur Verfügung? Eine Migration, die vollständig ohne internes Zeitbudget geplant wird, führt in der Praxis regelmäßig zu Verzögerungen, weil dringend benötigte Freigaben oder Informationen fehlen.

Woran erkennen Sie, dass die Migration erfolgreich war?

Legen Sie vorab fest, anhand welcher Kriterien Sie den Abschluss der Migration bewerten – etwa: Sind alle Daten vollständig und korrekt übertragen? Funktionieren alle Schnittstellen wie zuvor? Werden die vereinbarten Verfügbarkeitsanforderungen erreicht? Ohne solche Kriterien bleibt unklar, wann ein Projekt tatsächlich abgeschlossen ist – und Meinungsverschiedenheiten darüber, ob noch nachgebessert werden muss, sind vorprogrammiert. Ein kurzer Testzeitraum nach der Umstellung, in dem der reguläre Betrieb unter realen Bedingungen beobachtet wird, gehört ebenfalls in diese Überlegung.

Welcher Rückfallplan besteht?

Was passiert, wenn die Migration nicht wie geplant funktioniert oder das Ergebnis nicht den Erwartungen entspricht? Ein Rückfallplan sollte klären, wie lange die bisherige Umgebung parallel weiterläuft, unter welchen Bedingungen zurückgewechselt würde und wer das entscheidet. Ebenso lohnt sich eine grobe Exit-Strategie für die neue Umgebung selbst: Wie käme man im Bedarfsfall wieder heraus, etwa bei einem Anbieterwechsel oder einem Wechsel der Zielplattform? Ein Anbieter, der nach diesem Punkt gar nicht gefragt wird, hat in der Praxis auch keinen Anlass, ihn im Angebot zu berücksichtigen.

Welche laufenden Kosten sind nach der Migration realistisch einzuplanen?

Die Migration selbst ist nur ein Teil der Kostenrechnung – mindestens ebenso wichtig sind die laufenden Betriebskosten der Zielumgebung. Fragen Sie sich vorab, ob Sie eine grobe Vorstellung davon haben, wie sich Nutzung und damit Kosten in der neuen Umgebung entwickeln könnten, und ob diese Kosten regelmäßig überwacht und einem internen Verantwortlichen zugeordnet werden. Ein Angebot, das nur die Migration selbst bepreist, aber nichts zu den absehbaren Betriebskosten danach sagt, gibt Ihnen nur die halbe Entscheidungsgrundlage.

Diese Fragen in die Anfrage übernehmen

Die Antworten auf die obigen Fragen gehören nicht nur in interne Notizen, sondern in die Leistungsbeschreibung selbst, mit der Sie Angebote einholen. Ein Anbieter, der den heutigen Zustand, das Zielbild, die Verfügbarkeitsanforderungen und das verfügbare Zeitfenster kennt, kann ein Angebot kalkulieren, das tatsächlich zu Ihrem Vorhaben passt – statt eines Angebots, das auf eigenen Annahmen beruht, die sich erst im Projektverlauf als falsch herausstellen. Wie eine vollständige Leistungsbeschreibung darüber hinaus aufgebaut sein sollte, behandelt der Leitfaden zur Leistungsbeschreibung.

Was klare Antworten bewirken

Je klarer Sie diese Fragen für sich beantwortet haben, desto präziser können Anbieter ihr Vorgehen, ihren Zeitplan und ihren Preis darauf abstimmen. Umgekehrt führen offene Fragen an dieser Stelle fast zwangsläufig zu Angeboten, die auf unterschiedlichen, unausgesprochenen Annahmen beruhen – und damit weder realistisch noch untereinander vergleichbar sind. Unterschiedliche Anbieter füllen dieselbe Lücke in der Anfrage auf unterschiedliche Weise, und am Ende vergleichen Sie nicht mehr dieselbe Leistung, sondern nur noch unterschiedliche Annahmen über das, was gemeint war.

Eine sorgfältige interne Vorbereitung ist bei einer Cloud-Migration kein bürokratischer Zusatzaufwand, sondern die Grundlage dafür, dass die eingeholten Angebote überhaupt eine belastbare Entscheidungsgrundlage bilden. Wer sich vorab die Zeit nimmt, Ist-Zustand, Zielbild, Datenschutzfragen, Verfügbarkeitsanforderungen, Migrationsstrategie, Zeitfenster, interne Verantwortlichkeiten und Rückfallplan zu klären, bekommt am Ende Angebote, die sich nicht nur besser vergleichen lassen, sondern auch deutlich seltener zu bösen Überraschungen im laufenden Projekt führen.